2025년 12월 현재 기업 운영에 있어 가장 중요한 세무 이슈 중 하나는 투명한 자금 집행입니다. 특히 국세청의 빅데이터 분석 시스템이 고도화되면서 업무와 무관한 사적 지출을 걸러내는 정밀도가 매우 높아졌습니다. 법인카드는 회사의 경비 지출을 증빙하는 가장 확실한 수단이지만 잘못 사용할 경우 법인세 추징은 물론 사용자 개인에 대한 소득세 부과 그리고 심각할 경우 형사 처벌까지 이어질 수 있습니다. 실무자와 경영진이 반드시 숙지해야 할 올바른 사용법과 주의사항을 정리했습니다.
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회사 법인카드 사용 범위 및 금지 항목 확인하기
법인카드는 원칙적으로 법인의 업무와 관련하여 지출된 비용에 대해서만 사용이 가능합니다. 업무 관련성이라는 것은 사회 통념상 타당하다고 인정되는 범위를 의미하며 단순히 회사 명의의 카드를 사용했다고 해서 모두 경비로 인정받는 것은 아닙니다. 국세청에서는 업무 연관성을 입증하지 못하는 지출에 대해 엄격하게 비용 부인을 하고 있습니다.
대표적으로 사용이 가능한 항목은 임직원의 복리후생비, 거래처 접대비, 회의비, 출장비, 차량 유지비 등이 있습니다. 식대의 경우에도 평일 점심이나 야근 식대 등은 인정되지만 휴일이나 자택 인근에서의 잦은 결제는 의심을 받을 수 있습니다. 또한 소모품 구입이나 사무실 운영에 필요한 비품 구매 역시 정당한 사용처에 해당합니다.
반면 절대적으로 금지되거나 요주의 대상이 되는 항목들이 존재합니다. 가족이나 친인척을 동반한 식사 비용이나 개인적인 물품 구매는 즉각적인 소명 대상이 될 수 있습니다. 백화점이나 대형마트 상품권 구매의 경우 구체적인 지급처 명단이 없다면 현금화로 간주되어 비용 처리가 불가능할 수 있습니다. 특히 2025년부터는 사적 유용이 빈번한 업종에 대한 모니터링이 더욱 강화되었으므로 피부미용실, 성형외과, 골프장, 유흥주점 등에서의 결제는 명확한 업무 관련성이 입증되지 않는다면 지양해야 합니다.
법인카드 개인적 유용 시 횡령 배임 처벌 상세 더보기
많은 임직원이 법인카드를 개인적인 용도로 사용하는 것을 단순한 실수나 관행으로 여기는 경우가 있습니다. 하지만 이는 법적으로 매우 심각한 범죄 행위가 될 수 있습니다. 회사의 자금을 업무와 무관하게 개인의 이익을 위해 사용했다면 이는 업무상 횡령죄 또는 업무상 배임죄에 해당할 수 있습니다. 횡령은 회사의 재물을 보관하는 자가 그 재물을 횡령하거나 반환을 거부할 때 성립하며 배임은 임무에 위배되는 행위로써 재산상의 이익을 취득할 때 적용됩니다.
형법상 업무상 횡령과 배임은 10년 이하의 징역 또는 3천만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있는 중범죄입니다. 금액이 5억 원을 넘어가게 되면 특정경제범죄 가중처벌 등에 관한 법률이 적용되어 더욱 무거운 처벌을 받게 됩니다. 단순히 세금을 더 내는 문제가 아니라 형사 처벌의 대상이 된다는 점을 명심해야 합니다.
세무적으로도 큰 불이익이 따릅니다. 사적으로 사용한 금액은 법인의 비용으로 인정받지 못하는 손금불산입 처리가 되며 해당 사용자에게는 상여 처분되어 소득세가 부과됩니다. 즉 법인은 법인세를 더 내야 하고 개인은 근로소득세를 추가로 납부해야 하는 이중고를 겪게 됩니다. 최근 판례를 보면 대표이사가 가족 식사비나 개인 여행 경비를 법인카드로 결제했다가 거액의 추징금을 부과받고 형사 고발된 사례가 빈번합니다.
국세청 적격 증빙 및 접대비 한도 규정 보기
법인카드를 사용했다고 해서 모든 것이 끝나는 것은 아닙니다. 사용 내역에 대한 적격 증빙을 갖추는 것이 필수적입니다. 기본적으로 신용카드 매출전표는 적격 증빙으로 인정되지만 건당 3만 원을 초과하는 지출에 대해서는 반드시 법정 지출 증빙을 수취해야 가산세를 피할 수 있습니다. 접대비의 경우 건당 3만 원(경조사비는 20만 원)을 초과하는 경우 반드시 법인카드를 사용하거나 현금영수증 계산서 등을 발급받아야 합니다.
특히 2024년부터 명칭이 업무추진비로 변경된 접대비 항목은 더욱 철저한 관리가 요구됩니다. 중소기업의 경우 기본 한도가 설정되어 있으며 수입 금액에 따라 추가 한도가 적용됩니다. 한도를 초과하여 사용한 금액은 비용으로 인정받지 못합니다. 상품권 구매 내역이나 골프장 이용료 등은 접대비 성격이 강하므로 누구를 위해 사용했는지 업무 관련성을 입증할 수 있는 지출결의서나 접대리스트를 꼼꼼히 작성해 두어야 합니다.
증빙 관리에서 주의할 점은 구체성입니다. 단순히 회식비라고 기재하는 것보다는 어떤 프로젝트의 성공을 위한 부서 회식인지 또는 어떤 거래처와의 미팅인지 기록하는 습관이 중요합니다. 세무조사 시 가장 많이 요구하는 자료가 바로 구체적인 지출 목적과 참석자에 대한 정보라는 점을 잊지 말아야 합니다.
주말 및 공휴일 심야 시간 사용 소명 방법 알아보기
국세청의 전산 시스템은 업무 시간 외의 카드 사용 내역을 자동으로 분류하여 관리합니다. 원칙적으로 공휴일이나 주말 그리고 심야 시간대에 법인카드를 사용하는 것은 업무 연관성이 낮은 것으로 추정합니다. 또한 사업장과 거리가 먼 곳에서의 사용이나 동일 거래처에서의 분할 결제 등도 중점 관리 대상입니다.
하지만 업무 특성상 불가피하게 주말이나 야간에 카드를 사용해야 하는 경우가 분명히 존재합니다. 이럴 때는 반드시 객관적인 입증 자료를 준비해야 합니다. 예를 들어 주말에 거래처 담당자와의 미팅이 있었다면 미팅 일지와 결과 보고서를 남겨야 합니다. 야근 식대의 경우 출퇴근 기록이나 업무 일지를 통해 실제 근무 사실을 입증할 수 있어야 합니다.
단순히 영수증만 모아두는 것으로는 부족합니다. 내부 기안서나 품의서 등을 통해 사전에 지출 계획을 승인받고 사후에 결과 보고를 하는 프로세스를 구축하는 것이 좋습니다. 소명 요구가 나왔을 때 당황하지 않고 즉시 제출할 수 있는 내부 통제 시스템을 마련하는 것이 2025년 세무 관리의 핵심입니다.
2025년 달라진 법인카드 관리 트렌드 살펴보기
2025년 현재 기업들은 디지털 기반의 경비 지출 관리 시스템(EMS)을 적극적으로 도입하고 있습니다. 종이 영수증을 풀칠하여 제출하던 방식은 사라지고 카드 사용 내역이 자동으로 ERP 시스템에 연동되어 전자적으로 결재가 이루어지는 방식이 보편화되었습니다. 이는 회계 투명성을 높일 뿐만 아니라 임직원의 카드 오남용을 사전에 방지하는 효과가 있습니다.
또한 ESG 경영이 강조되면서 윤리적인 자금 집행이 중요해졌습니다. 클린카드를 도입하여 유흥업소나 사행성 업종에서의 승인을 원천적으로 차단하는 기업이 늘고 있습니다. 국세청 역시 이러한 기업의 자정 노력을 평가 요소로 반영하는 추세입니다. 법인카드 한도를 직급이나 부서별로 차등 적용하고 실시간으로 사용 내역을 모니터링하여 이상 징후가 발견되면 즉시 소명을 요구하는 등 내부 감시 체계가 강화되고 있습니다.
결국 투명한 법인카드 사용은 절세의 첫걸음이자 기업의 리스크를 관리하는 가장 기본적인 수단입니다. 변화하는 세무 환경과 강화된 모니터링 시스템에 맞춰 합리적이고 투명한 지출 문화를 정착시키는 것이 무엇보다 중요합니다.
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자주 묻는 질문 FAQ
Q1. 법인카드로 개인 차량의 주유비를 결제해도 되나요?
원칙적으로 업무용으로 등록된 차량에 한해서만 비용 처리가 가능합니다. 임직원 개인 명의의 차량을 업무에 이용했다면 시내 출장비 규정 등을 통해 별도로 정산하는 것이 안전하며 법인카드로 직접 주유하는 것은 사적 사용으로 간주될 위험이 큽니다.
Q2. 거래처 경조사비를 법인카드로 결제할 수 없는데 어떻게 하나요?
경조사비는 현금 지출이 일반적이므로 청첩장이나 부고장 등의 증빙 서류를 갖추면 건당 20만 원까지 접대비로 인정받을 수 있습니다. 법인카드로 결제가 불가능한 항목이므로 회사 내부 규정에 따라 현금 지출 후 증빙을 첨부하여 처리해야 합니다.
Q3. 해외 출장 중 면세점 이용도 법인카드로 가능한가요?
업무와 관련된 물품 구입이나 거래처 선물 구입 목적이라면 가능합니다. 다만 고가의 명품이나 개인 용품을 구매한 내역은 관세청과 국세청의 정보 공유를 통해 적발될 수 있으므로 주의해야 합니다.
Q4. 집 근처 편의점에서 법인카드를 사용해도 되나요?
자택 인근에서의 사용은 사적 사용 혐의가 가장 짙은 항목 중 하나입니다. 업무상 불가피한 사유(재택근무 중 비품 구매 등)가 없다면 원칙적으로 인정받기 어렵습니다. 불가피한 경우라면 구체적인 구입 품목과 업무 관련성을 소명할 수 있어야 합니다.
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